Datenschutzerklärung
Verantwortliche Stelle
ist die oder der jeweilige Vorsitzende der Vereinigung. Zur Bestellung einer/s Datenschutzbeauftragten sind wir nicht verpflichtet.
Anlässe und Abläufe der Datenerfassung im Überblick
Personenbezogene Daten werden im Umgang mit unserer Vereinigung ausschließlich in folgenden Zusammenhängen erfasst:
- Beim Besuch unserer Webseite durch den von uns beauftragten Provider;
- bei der Beantragung der Mitgliedschaft über das Online-Formular auf unserer Webseite;
- im Rahmen der Mitgliederverwaltung;
- bei Teilnahme am e-mail-Newsletter;
- bei der Anmeldung zur Teilnahme an einer Veranstaltung über das Online-Formular auf unserer Webseite.
Im Folgenden werden die vorstehend genannten datenschutzrelevanten Vorgänge im Einzelnen erläutert.
1 Webseite
Unsere Webseite wird vom Provider 1blu gehostet.
Zwischen SAMF und 1blu wurde am 24.05.2018 ein Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.
Die Datenschutzerklärung der Firma 1blu finden Sie hier:
https://www.1blu.de/datenschutz/
Wir erhalten von 1blu keinerlei Informationen über die Besucher unserer Webseite. Unsere Webseite verwendet keine Cookies.
2 Online-Formular zur Beantragung der Mitgliedschaft
Nach dem Abschicken des Formulars werden die Felder
- Name, Vorname, Geburtsdatum, ggf. Titel
- Privatantschrift, e-mail-Adresse
- Dienstanschrift mit Tel.-Nr. und e-mail-Adresse
- Präferenz für Privat- oder Dienstanschrift
- Zustimmung zur Kontaktierung per e-mail (Newsletter)
in unserer Mitgliederdatenbank mit dem Status „Mitgliedschaft beantragt“ gespeichert. Die Mitgliederdatenbank wird wie die Webseite vom Provider 1blu gehostet – Angaben zum Vertrag über Auftragsdatenverarbeitung und Datenschutzerklärung siehe oben.
Aus Ihren Angaben zu „Arbeitsschwerpunkte und Interessenprofil“ wird eine e-mail an die Mitglieder des SAMF-Vorstandes generiert, die bei der jeweils folgenden Vorstandssitzung als Beschlussvorlage über die Aufnahme dient; eine Speicherung in der Datenbank erfolgt nicht.
Ihr zusammen mit dem Aufnahmeantrag erteiltes Lastschriftmandat wird per e-mail an die/den jeweils amtierende(n) Schatzmeister(in) übermittelt. Eine Speicherung Ihrer Bankdaten in der Mitgliederdatenbank erfolgt nicht.
3 Mitgliederverwaltung
Nach dem Aufnahmebeschluss des Vorstandes wird Ihr Status in den Mitgliederdatenbank auf „Mitglied“ geändert. Sollte der Vorstand Ihren Aufnahmeantrag ablehnen, werden Ihre Daten komplett aus der Mitgliederdatenbank gelöscht.
Bei Beendigung der Mitgliedschaft bleiben Name, Geburtsdatum, Eintrittsdatum und Austrittsdatum zur Verifizierung der Beendigung sowie für statistische Zwecke gespeichert. Alle anderen Angaben werden gelöscht. Ehemalige Mitglieder können also nicht mehr kontaktiert werden.
4 Beitragsverwaltung
Nach dem Aufnahmebeschluss des Vorstandes werden Ihre Bankverbindungsdaten manuell in der Beitragsverwaltung gespeichert und mit Ihrem Lastschriftmandat als pdf-Dokument verknüpft. SAMF verwendet für die Beitragsverwaltung die von der GLS-Bank bereitgestellte Banking-Software windata GLS eBank Profi in der jeweils aktuellen Version. Die Datenschutzerklärung der Firma windata finden Sie hier: https://www.windata.de/site/Datenschutz.asp
Bei Beendigung Ihrer Mitgliedschaft wird Ihr Mandat auf „inaktiv“ gestellt. Eine Löschung Ihrer Daten kann erst zwei Jahre nach Ihrem Austritt vorgenommen werden, weil damit ein Verlust der Informationen über Zahlungsvorgänge verbunden ist.
5 E-Mail-Newsletter
Als Mitglied erhalten Sie einen regelmäßigen Newletter über die Aktivitäten unserer Vereinigung per e-mail, wenn Sie dem bei Beantragung der Mitgliedschaft zugestimmt haben. Eine nachträgliche An- oder Abmeldung zum Newsletter können Sie über das Kontaktformular veranlassen.
Der Verteiler für den Newsletter wird als EXCEL-Tabelle gepflegt, die nur Namen, e-mail-Adressen und institutionelle Zugehörigkeit enthält. Bei Beendigung der Mitgliedschaft wird der jeweilige Datensatz komplett gelöscht.
6 Teilnahmeverwaltung bei Veranstaltungen
Die bei der Online-Anmeldung für Veranstaltungen von Ihnen gemachten Angaben werden in einer Datenbank erfasst, die vom Provider 1blu gehostet wird (siehe 1). Ihrew Daten dienen der Vorbereitung einer Teilnehmerliste an der Rezeption und von Namensschildern, bei Teilnahme von Nichtmitgliedern auch der Verwaltung der Teilnahmebeiträge. Bei ausdrücklicher Zustimmung werden Sie auch auf einer an alle Teilnehmenden ausgegebenen Teilnehmerliste aufgeführt. Sie können außerdem zustimmen, dass Ihre Kontaktdaten für die Einladung zu künftigen Veranstaltungen gespeichert bleiben. Wenn Sie diese Zustimmung nicht erteilen, werden alle Ihre Daten nach Abschluss der Veranstaltung gelöscht.
7 Wer hat Zugriff auf Ihre Daten?
- Die Mitgliederverwaltung und die Verwaltung von Teilnahmedaten bei Veranstaltungen erfolgen durch eine Verwaltungskraft im Tätigkeitsbereich eines der Vorstandsmitglieder. Diese Person wird jeweils auf die Grundsätze dieser Erklärung und auf das Datengeheimnis verpflichtet.
- Die Verwaltung Ihrer Bankdaten erfolgt durch das jeweils zum Schatzmeister bestimmte Vorstandsmitglied.
- Die Pflege des e-mail-Verteilers und das Versenden der elektronischen Newsletter obliegen der oder dem Vorsitzenden.
- Die bezeichneten Personen sind berechtigt, die von Ihnen jeweils verwalteten Daten zwecks Abgleich des Mitgliederstandes untereinander auszutauschen.
- SAMF gibt grundsätzlich keine Daten an Dritte weiter. Informationen über Veranstaltungen und Veröffentlichungen, die inhaltlich den Aufgaben und Zielen der Vereinigung entsprechen, werden von uns nach Prüfung über den elektronischen Newsletter verbreitet; der Verteiler wird jedoch nicht Dritten zur eigenständigen Nutzung überlassen.
- Mitglieder erhalten keine Auskünfte über andere Mitglieder. Es werden keine Mitgliederlisten weitergegeben oder veröffentlicht. Hiervon ausgenommen ist ein etwaiges Verlangen aus dem Kreis der Mitglieder nach einer außerordentlichen Mitgliederversammlung nach § 7 Abs. 2 Satz 2 der Satzung, da in diesem Fall den Initiatoren Gelegenheit zur Kontaktaufnahme mit den übrigen Mitgliedern gegeben werden muss.